Är du chef och har fått i uppgift att hålla en konferens? Här är några enkla tips för att göra konferensen mer effektiv och värdefull för deltagarna.
För att få en konferens att kännas värdefull och effektiv behöver du börja med det mest grundläggande: att svara på frågan ”varför?”. Punkta kort upp varför du håller konferensen, för vem och vad deltagarna ska ta med sig efteråt. Har du inte svar på dessa tre enkla frågeställningar är risken att konferensen i slutänden kommer att kännas som ett slöseri med tid för dem som deltagit. Nästa punkt är sedermera att skapa en agenda, och denna bör vara tydlig samt kommuniceras ut till deltagarna i god tid innan så att alla vet vad de har att vänta sig. Något som tidningen Chef tipsar om är att sedan vara en god värd eller värdinna på riktigt, precis som om konferensen vore en budning hemma hos dig själv. Med detta menas förstås att du möter gästerna i dörren, och fokuserar på ditt bemötande av alla deltagare och inte bara är översvallande trevlig mot dem du känner väl inom organisationen.
Öka effektiviteten på konferensen
För att konferensen ska bli effektiv är det viktigt att tänka till kring hur deltagarna sitter. Om man sitter i raka rader så hämmas kommunikationen och att föra diskussioner blir svårt. Men när man ställer borden i öar så ökar man i stället kommunikationsmöjligheterna och tipset är att sätta deltagare i grupper om högst sex stycken personer för bästa resultat. En annan sak som kan vara bra att tänks på är att varje konferensdel endast ska bestå av 18–20 minuter för att hålla allas intresse intakta och för att ett möte, eller konferens som det är i detta fallet, ska anses lyckat bör det innehålla fyra komponenter: Provokation, inspiration, reflektion och interaktion.
